Згідно ст. 5 Закону України «Про звернення громадян» звернення може бути усним чи письмовим.

Усне звернення викладається громадянином на особистому прийомі або за допомогою засобів телефонного зв’язку через визначені контактні центри, телефонні "гарячі лінії" та записується (реєструється) посадовою особою.

Письмове звернення надсилається поштою або передається громадянином до відповідного органу, установи особисто чи через уповноважену ним особу, повноваження якої оформлені відповідно до законодавства. Письмове звернення також може бути надіслане з використанням мережі Інтернет, засобів електронного зв’язку (електронне звернення).

У зверненні має бути зазначено прізвище, ім’я, по батькові, місце проживання громадянина, викладено суть порушеного питання, зауваження, пропозиції, заяви чи скарги, прохання чи вимоги. Письмове звернення повинно бути підписано заявником (заявниками) із зазначенням дати. В електронному зверненні також має бути зазначено електронну поштову адресу, на яку заявнику може бути надіслано відповідь, або відомості про інші засоби зв’язку з ним. Застосування електронного цифрового підпису при надсиланні електронного звернення не вимагається.

Звернення, оформлене без дотримання цих вимог, повертається заявникові з відповідними роз'ясненнями не пізніше як через 10 днів від дня його надходження.

Письмове звернення без зазначення місця проживання, не підписане автором (авторами), а також таке, з якого неможливо встановити авторство, визнається анонімним і розгляду не підлягає.

Не розглядаються повторні звернення одним і тим же органом від одного і того ж громадянина з одного і того ж питання, якщо перше вирішено по суті, а також ті звернення, терміни розгляду яких передбачено статтею 17 цього Закону, та звернення осіб, визнаних судом недієздатними.

Рішення про припинення розгляду такого звернення приймає керівник органу, про що повідомляється особі, яка подала звернення.

                                                                                                                                                                                                  Звернення може  бути:·        

• усним  (викладеним  Вами і записаним керівником підприємства на особистому прийомі). Щоб записатися на прийом, потрібно зателефонувати до приймальні Вашого управління газового господарства. Координати приймальні вказано у розділі "Контакти наших служб".  Графік прийому Ви можете переглянути у вкладенному документі «Графік прийому громадян».
• письмовим (надісланим поштою або переданим особисто чи через уповноважену особу до приймальні газового господарства).

• Звернення розглядаються і вирішуються у термін не більше одного місяця від дня їх надходження.
• Звернення, які не потребують додаткового вивчення, – від 1 до 15 днів з дня їх отримання.
• Якщо в місячний термін вирішити порушені у зверненні питання неможливо, керівником встановлюється термін, необхідний для його розгляду. Про що повідомляється особі, яка подала звернення. При цьому загальний термін вирішення питань, порушених у зверненні, не може перевищувати 45 днів. 
• На обґрунтовану письмову вимогу громадянина термін розгляду може бути скорочений від встановленого законодавством терміну.
• Звернення громадян, які мають встановлені законодавством пільги, розглядаються у першочерговому порядку.

Запит на інформацію – це прохання особи до розпорядника надати публічну інформацію, що знаходиться у його володінні. Запитувач має право звернутися до розпорядника незалежно від того, стосується запитувана інформація його особисто чи ні, без пояснення причини подання запиту.

Запит на інформацію може бути індивідуальним або колективним. Запити можуть подаватися в усній, письмовій чи іншій формі (поштою, факсом, телефоном, електронною поштою) на вибір запитувача.

Розпорядник інформації має надати відповідь на запит на інформацію не пізніше 5 робочих днів із дня отримання запиту.

Уразі виникнення спору з будь-яких питань, які виникають у зв’язку з розподілом природного газу: незгоди з обліковими даними щодо обсягів спожитого газу, незгоди з діями працівників АТ «Волиньгаз» щодо встановлення лічильників, проведення звіряння показань, обслуговування, повірки, ремонту газового обладнання, видачі технічних умов, інших питань, пов’язаних з наданням послуг приєднання чи іншої діяльності АТ «Волиньгаз», Ви можете звернутись до контакт-центру товариства за телефоном: (0332) 28-01-04, або безпосередньо до відповідних структурних підрозділів товариства.

 Детальнішу інформацію, як це зробити ви можете переглянути нижче.

У разі невирішення Вашого питання шляхом переговорів, незадоволення наслідками усного розгляду або Вашого небажання вести переговори усним шляхом, звертайтесь до АТ «Волиньгаз» із заявою (претензією). В заяві (для пришвидшення її розгляду) слід зазначити:

• прізвище, ім’я, по-батькові заявника, назву заявника - юридичної особи;
• ідентифікаційний номер фізичної особи (або серію та номер паспорту для осіб, які відмовились від отримання ідентифікаційного номеру з релігійних переконань), код за ЄДРПОУ для юридичної особи;
• ЕІС-код;
• поштова адреса;
• виклад питання, яке викликає спір;
• суть прохання, очікуваного наслідку звернення.

Заяву-претензію можна заповнити у Вашому особистому кабінеті. Претензії розглядаються якнайшвидше, але не пізніше 1 місяця з дня її надходження. Про наслідки її розгляду Вам буде повідомлено до закінчення зазначеного строку на зазначені в претензії реквізити.

До уваги юридичних осіб та фізичних осіб – підприємців: Вашу претензію слід оформлювати відповідно до вимог статті 6 Господарсько-процесуального кодексу України, а саме: у претензії зазначаються:

а) повне найменування і поштові реквізити заявника претензії та підприємства, організації, яким претензія пред'являється; дата пред'явлення і номер претензії;

б) обставини, на підставі яких пред'явлено претензію; докази, що підтверджують ці обставини; посилання на відповідні нормативні акти;

в) вимоги заявника;

г) сума претензії та її розрахунок, якщо претензія підлягає грошовій оцінці; платіжні реквізити заявника претензії;

д) перелік документів, що додаються до претензії, а також інших доказів.

Документи, що підтверджують вимоги заявника, додаються в оригіналах чи належним чином засвідчених копіях. Документи, які є у другої сторони, можуть не додаватись до претензії із зазначенням про це у претензії. До претензії про сплату грошових коштів може додаватися платіжна вимога-доручення на суму претензії. Претензія підписується повноважною особою підприємства, організації або їх представником та надсилається до АТ «Волиньгаз» рекомендованим або цінним листом чи вручається під розписку.

Претензії юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців розглядаються протягом 10 днів з  дня її одержання. Про наслідки її розгляду Вам буде повідомлено на зазначені Вами у претензії реквізити.

У разі невирішення Вашого питання в претензійному порядку, Ви можете звернутись до територіального підрозділу Національної комісії, що здійснює державне регулювання у сферах енергетики та комунальних послуг (НКРЕКП) у Волинській області: адреса: Луцький район, c. Струмівка, вул. Липинського, 5, телефон: (0332) 25-13-92,  E-mail:  energo.vol@nevline.net.ua; до НКРЕКП:  адреса:03057 м. Київ, вул. Смоленська, 19, тел. (044) 204-48-27; E-mail:  box@nerc.gov.ua, офіційний інтернет-сайт НКРЕКП: http://www.nerc.gov.ua/, або до суду.

Звернення до НКРЕКП чи його територіального підрозділу не позбавляє Вас права на вирішення спору в судовому порядку.

До уваги споживачів! Чинне процесуальне законодавство, яке врегульовує порядок судового вирішення спорів не містить прямої норми щодо відмови у прийнятті позовної заяви у разі недодержання досудового порядку вирішення спорів. Однак, в позовній заяві слід зазначати які Ваші  права та законні інтереси було порушено, а за відсутності порушеного права – відсутній предмет спору і справа розгляду в судах не підлягає. Тому, для уникнення відмови у прийнятті позовної заяви з підстави, що справа не підлягає розгляду у відповідних судах, радимо Вам перед зверненням до суду обов’язково скористатись своїм правом вирішити спір безпосередньо з АТ «Волиньгаз», в ході чого Ви зможете з’ясувати всю інформацію щодо наявності чи відсутності порушень Ваших прав та законних інтересів, що полегшить Ваше звернення до суду, якщо таке звернення буде визнане Вами за необхідне.

У разі виникнення спору з питань, які виникають у зв’язку з розподілом природного газу, зокрема незгоди з проведеними нарахуваннями за природний газ, проведення звіряння оплат за газ чи іншої діяльності АТ "Волиньгаз", Ви можете звернутись до контакт-центру компанії за телефоном: (0332) 280-104 або моб. 067-333-9-104, або надіслати звернення за адресою: м.Луцьк, вул. Франка,12.

Для того, аби поскаржитися на бездіяльність органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємства, установи, організації, об’єднання громадян, засобів масової інформації, посадової особи потрібно подати скаргу у порядку підлеглості вищому органу або посадовій особі, або ж звернутися до суду. У випадку, якщо скаржник не згоден із прийнятим за скаргою рішенням, він звертається лише до суду.

До скарги необхідно додати наявні рішення або копії рішень, які приймалися за його зверненням раніше, а також інші документи, які стосуються питання. Після розгляду скарги додані документи повертають скаржнику.

Громадянин може подати скаргу особисто або через уповноважену на це іншу особу. Скарга в інтересах неповнолітніх і недієздатних осіб подається їх законними представниками.

Усі пропозиції, заяви і скарги, що надходять до управління, приймаються та централізовано реєструються у день їх надходження.

Подана громадянином на особистому прийомі письмова заява розглядається у порядку, встановленому законодавством для письмових звернень.

Про результати розгляду звернення громадянину повідомляється письмово або усно (за його бажанням).